Η ψυχολογία της λίστας υποχρεώσεων – γιατί ο εγκέφαλός σας λατρεύει τις οργανωμένες εργασίες.
Μελέτες έχουν δείξει ότι οι άνθρωποι αποδίδουν καλύτερα όταν έχουν γράψει τι πρέπει να κάνουν.
Τι κάνει τη λίστα υποχρεώσεων τόσο αποτελεσματικό εργαλείο παραγωγικότητας;
Σχεδόν όλοι παλεύουν να ολοκληρώσουν τις υποχρεώσεις τους κατά τη διάρκεια της ημέρας. Αλλά μερικοί από εμάς δυσκολεύονται πριν καν αρχίσουν:
Δυσκολευόμαστε απλά να καταλάβουμε τι πρέπει να κάνουμε.
Η λίστα υποχρεώσεων είναι, θεωρητικά, η απάντηση. Είναι ένα μη χρονοβόρο σύστημα που είναι όμορφο μέσα στην απλότητά του:
Επεξεργαστείτε τι πρέπει να γίνει και με ποια σειρά, γράψτε τις εργασίες σας, εκτελέστε τις και, στη συνέχεια, διαγράψτε τις από την λίστα.
Δρ David Cohen
Ο ψυχολόγος και συγγραφέας Δρ David Cohen πιστεύει ότι ο αγώνας του για να παραμείνει οργανωμένος επικουρείται, αλλά δεν επιλύεται πλήρως, από τις λίστες υποχρεώσεων που πρέπει να είναι γραμμένες σε χαρτί – κατά προτίμηση σε ένα ημερολόγιο – και πρέπει να παρακολουθούνται συνεχώς.
«Η οικογένειά μου νομίζει ότι είμαι χαοτικός», λέει, «αλλά θα ήμουν πολύ περισσότερο χωρίς τις λίστες μου – με κράτησαν οργανωμένο για χρόνια».
Ο Cohen αποδίδει την αγάπη μας για τις λίστες υποχρεώσεων σε τρεις λόγους:
- μειώνουν το άγχος για το χάος της ζωής
- μας δίνουν μια δομή, ένα σχέδιο, το οποίο μπορούμε να τηρήσουμε και
- αποτελούν απόδειξη αυτού που έχουμε επιτύχει εκείνη την ημέρα, εβδομάδα ή μήνα
Bluma Zeigarnik
Σε λιγότερο χαοτικές μέρες, η μνήμη μας μπορεί να μας βοηθήσει. Ο Ρώσος ψυχολόγος Bluma Zeigarnik ήταν ίσως ο πρώτος που σημείωσε την εμμονή του εγκεφάλου με τις αγχώδεις και πιεστικές υποχρεώσεις. Το λεγόμενο «φαινόμενο Zeigarnik» – κατά το οποίο θυμόμαστε πράγματα που πρέπει να κάνουμε καλύτερα από τα πράγματα που κάναμε – προήλθε από την παρατήρηση ότι οι σερβιτόροι μπορούσαν να θυμούνται μόνο τις παραγγελίες των εστιατορίων, προτού σερβιριστούν.
Ανορθολογισμός: Τι είναι;
Πιο πρόσφατα, μια μελέτη από τους καθηγητές Baumeister και Masicampo από το Πανεπιστήμιο Wake Forest έδειξε ότι, ενώ τα καθήκοντα που δεν έχουμε κάνει ακόμα μας αποσπούν την προσοχή, σταματούν να το κάνουν αυτό, απλώς κάνοντας ένα πλάνο υποχρεώσεων το οποίο μας ελευθερώνει από το άγχος.
Όπως σημειώνει ο Bechman: “Απλά γράφοντας τις υποχρεώσεις θα σας κάνει πιο αποτελεσματικούς.”
Getting Things Done
Ωστόσο, ορισμένοι άνθρωποι αντιστέκονται σε αυτό το είδος δομής. Πιστεύουν ότι θα σταματήσει τη δημιουργικότητά τους ή θα τους αποτρέψει να είναι ευέλικτοι με την εργάσιμη ημέρα τους. Για τον εμπειρογνώμονα διαχείρισης του χρόνου David Allen – του οποίου το βιβλίο Getting Things Done: Η τέχνη της παραγωγικότητας χωρίς άγχος τον έχει κάνει φιγούρα λατρείας στο συγκεκριμένο πεδίο.
Αυτοί οι τύποι ελεύθερου πνεύματος χωρίς σχέδιο είναι απλώς λάθος. Πιστεύει ότι οποιοσδήποτε με πλήρες πρόγραμμα και καμία δομή δεν θα τα καταφέρει. Χρειάζεται ένα δομημένο σύστημα. Οι κακογραμμένες σημειώσεις στα χέρια δεν θα βοηθήσουν.
Ένα Post-it αρκεί;
Δεν αρκεί να σημειώνεις «τράπεζα» ή «λογαριασμός» σε ένα Post-it, λέει ο Allen – χρειάζεσαι περισσότερες λεπτομέρειες. Είναι ένα e-mail, μια επίσκεψη ή ένα τηλεφώνημα και για ποιο σκοπό; Εάν η λίστα υποχρεώσεων που έχετε κάνει δεν είναι ξεκάθαρη, οι εργασίες σας πιθανότατα δεν θα ολοκληρωθούν – και σίγουρα δεν θα έχουν προτεραιότητα.
Κουτιά Delivery Ελληνικής κατασκευής!
Η λεπτομέρεια δεν είναι ο μόνος σημαντικός παράγοντας, ωστόσο: πρέπει επίσης να είστε ρεαλιστές για το πόσο καιρό θα χρειαστούν τα πράγματα για να γίνουν, εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα εφαρμόσιμο χρονοδιάγραμμα για την τρέχουσα ημέρα.
Μια παγίδα στην οποία εμπίπτουν οι άνθρωποι είναι να αποφεύγουν να αντιμετωπίζουν με συνέπεια τα μεγαλύτερα, πιο σημαντικά έργα. Ο καλύτερος τρόπος για να το ξεπεράσετε είναι να τα χωρίσετε σε πολύ μικρότερα, εφικτά υπο-έργα.
Ο Cohen ολοκληρώνει τα πάντα στις λίστες του; «Θεέ μου όχι! Βρήκα ένα παλιό ημερολόγιο τις προάλλες πριν από έξι χρόνια, και υπήρχε κάτι εκεί που ακόμα δεν το έχω κάνει. ” Από την άλλη πλευρά, έχει γράψει 35 βιβλία – για θέματα που κυμαίνονται από τη γλώσσα του σώματος έως τη χρήση κοκαΐνης από τον Σίγκμουντ Φρόιντ – έτσι οι λίστες υποχρεώσεων του έχουν αρκετά εντυπωσιακά αποτελέσματα.
